Lorsque vous avez un tableau de données triées selon différentes catégories, Excel vous permet de faire très simplement des sous-totaux. Nous allons voir comment faire dans ce tutoriel.
Commet ajouter automatiquement des sous-totaux sur Excel
Partons d’un tableau de données très simple dans lequel des chiffres de ventes sont indiqués par société et par produit. Nous voudrions avoir un sous-total des ventes pour chaque société, et ce sans avoir à écrire les formules manuellement (imaginez qu’il y ait 50 sociétés!)
Pour cela nous allons utiliser la fonction sous-totaux:
- Sélectionnez le tableau de données
- Cliquez sur Sous-Totaux dans le menu Données
- Dans le menu qui s’ouvre alors, sélectionnez la colonne sur laquelle voulez que porte la somme. Dans notre cas, ce sont les chiffres des ventes que l’on veut sommer, nous allons donc sélectionner la colonne Ventes, et la fonction Somme. De plus nous souhaitons que le sous-total soit affiché pour chaque société, nous allons donc choisir l’option « A chaque changement de: » Société
Il serait possible également d’utiliser la fonction « Numéro de comptes » pour afficher non pas la somme, mais le nombre de valeurs dans chaque société. Il existe également d’autres fonctions correspondant à d’autres utilisations particulières plus complexes (par exemple on peut afficher l’écart-type ou la moyenne). - Le tableau de données est alors modifié et inclut désormais des sous-totaux pour chaque société.
De plus, non seulement les somme intermédiaires sont intercalées dans le tableau, mais Excel à automatiquement créé des groupes à gauche afin d’organiser votre tableau. Vous pouvez cacher un sous-niveau en cliquant sur le symbole » – » ou afficher le détail d’un groupe masqué en appuyant sur le symbole » + « .
Vous pouvez donc ainsi afficher:
- Le détail complet du tableau
- Seulement les sous-totaux intermédiaires et la somme totale
- Seulement la somme totale
L’énorme avantage de cette fonction d’Excel est de pouvoir rapidement ajouter des sous-totaux à un tableau, même de très grande taille, et de ne pas avoir à ajouter manuellement les formules et les groupes.
Pour effacer tous ces sous totaux, il suffit de cliquer n’importe ou dans le tableau, puis d’afficher le menu Données > Sous-totaux. Dans ce menu, cliquez sur Supprimer tout et tous les sous-totaux disparaitront.
