Il est possible dans un fichier Excel de faire appel dans une formule à la valeur d’une cellule qui se trouve dans un autre fichier Excel. Vous pouvez ainsi lier vos fichiers entre eux.
Comment créer une référence à un fichier externe
Supposons que nous étudions un groupe de magasins avec les résultats de chaque magasin dans un fichier séparé et pour consolider les résultats du groupe, nous avons besoin d’aller chercher certains résultats du fichier du magasin pour les afficher dans le fichier du groupe. Bien sur, il faut que les valeurs soient dynamiques, donc que si l’on mette à jour les chiffres du fichier source, les chiffres soient mis à jour dans le fichier de destination.
Par exemple pour lier le CA total en 2013:
- Ouvrez le fichier source (Magasin1.xlsx) puis le fichier de destination (Groupe.xlsx)
- Dans la cellule de destination, commencez à entrer une formule avec le signe » = «
- Affichez le fichier source. Si vos fenêtres sont en plein écran, vous pouvez changer le fichier affiché dans l’outil « Fenêtres » en cliquant sur le nom du fichier souhaité
- Dans le fichier source, cliquez sur la cellule souhaitée puis appuyez sur Entrée pour valider la formule.
La formule devient =[Magasin1.xlsx]Feuil1!$B$2 La valeur entre crochets est le nom du fichier source de la valeur. Vous pouvez utiliser cette formules comme d’habitude et la faire glisser dans le tableau (attention à changer auparavant les références absolues en relatives en enlevant le signe $)
Comment mettre à jour les valeurs du fichier source
Lorsque vous ouvrez un fichier qui fait appel dans certaines cellules à des valeurs d’un autre fichier, Excel vous proposera à l’ouverture de mettre à jour les liaisons avec ce fichier.
Vous pouvez alors choisir les options suivantes:
- Mettre à jour les liaisons: Excel ira chercher les nouvelles valeurs stockées actuellement dans les fichiers sources.
- Ignorer les liaisons: Dans ce cas les valeurs ne sont pas mises à jour, les valeurs du fichier de destination sont donc les mêmes qu’à la dernière sauvegarde du fichier, même si les fichiers sources ont changé entretemps.
- Modifier les liaisons: Vous pouvez ouvrir un menu qui vous permettra pour chaque référence à un fichier externe de choisir si vous voulez garder ou modifier l’emplacement de la donnée source.
Pour mettre à jour les valeurs liées à un autre fichier autrement qu’à l’ouverture du fichier, vous pouvez faire appel au menu Edition > Liaisons.
Dans ce menu pour chaque liaison vous pouvez:
- Mettre à jour: aller chercher la valeur du fichier source.
- Ouvrir la source: ouvrir le fichier source, notamment pour vérifier que la cellule source est bien la bonne
- Modifier la source: Changer le fichier dans lequel la formule va chercher la cellule. Par exemple si vous avez changé l’emplacement du fichier source.
- Rompre la liaison: Les liaisons sont supprimées et remplacées par leurs valeurs actuelles.
