Tutoriel: le tableau croisé dynamique sur Excel

Aujourd’hui nous allons parler d’une d’une des fonctions avancées les plus intéressantes d’Excel : les tableaux croisés dynamiques.
Voici brièvement ce que cet outil va vous permettre de faire:

• Analyser une grande quantité de données
• Créer un rapport statistique de manière automatique
• Mettre à jour ce rapport automatiquement avec de nouvelles données
• Personnaliser et modifier ce rapport par glisser déposer

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Voici à quoi ressemble un tableau croisé dynamique ( abrégé en TCD) si vous n’en avez jamais vu auparavant:

C’est l’une des fonctionnalités d’Excel susceptible de vous faire gagner un temps fou, alors je vous explique tout de suite comment ça marche

1. Structurer sa base de données
2. Créer un tableau croisé dynamique
3. Structure du tableau
   1. Positionner les champs du tableau
   2. Changer le positionnement des champs
   3. Choisir le type de données
   4. Filtrer les données
   5. Grouper les champs
   6. Afficher plusieurs critères par ligne ou par colonne
4. Changer le format du tableau croisé dynamique
5. Modifier les données du tableau croisé dynamique

1 ) Structurer sa base de données

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Avant de créer votre premier tableau croisé dynamique, il vous faut créer et organiser votre bases de données. Excel à besoin d’une base qui respecte les règles suivantes:

• Les données sont organisées en colonnes
• La première cellule de chaque colonne est un en-tête décrivant les données de la colonne
• Pas d’en-tête vide (sinon Excel ne sait pas comment interpréter la colonne)
• Pas de ligne vide (sinon Excel considère que votre table s’arrête à la ligne vide et oublie une partie de vos données
• Vérifiez que les champs de texte contiennent du texte, et les champs numériques des nombres

Une base de données structurée pour un TCD ressemble à ça:

2) Créer un tableau croisé dynamique

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Pour créer un tableau croisé dynamique, il vous suffit de vous rendre dans le menu Données > Tableau croisé dynamique

Une boite de dialogue s’ouvre ensuite pour vous demander comment créer le TCD

Dans ce menu, sélectionnez vos données, puis l’emplacement ou Excel doit placer votre nouveau TCD.
Quelques recommandations importantes

• Sélectionnez les colonnes entières de vos données sans restrictions de lignes. Ainsi si vous rajoutez plus tard des données, le rapport pourra les prendre en compte automatiquement sans avoir à changer la plage de données
• Ne sélectionnez pas de colonne vide en trop (sinon Excel vous retournera une erreur car il ne trouvera pas d’en-tête sur la colonne vide)
• Pour l’emplacement de votre tableau croisé dynamique, choisissez une nouvelle feuille. Par la suite, si vous créez d’autres tableaux ou données, ne les mettez pas dans un onglet qui contient déjà un TCD. En effet, si les données du TCD changent, il peut être amené à s’agrandir et à effacer les autres éléments qui se trouvent sur sa feuille. En gardant chaque TCD sur une feuille séparée, vous lui permettez d’évoluer sans endommager le reste de votre classeur.

3) Structure du tableau

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3.1) Positionner les champs du tableau

Le tableau créé sera en premier lieu vide, comme ci-dessous

Si le menu « Conception de TCD » ne s’affiche pas, il suffit de cliquer sur le TCD pour le faire apparaitre.
Pour ajouter des données au tableau, cliquez dans la partie « Nom de champ » sur chaque champ que vous souhaitez ajouter dans le rapport. Excel va automatiquement les répartir entre les catégories « Etiquettes de lignes »,  « Etiquettes de colonnes » et « Valeurs ». Vous pouvez ensuite changer la répartition par simple glisser-déposer entre les catégories.

Prenons un moment pour comprendre ce que Excel représente dans ce tableau créé de manière automatique.

Dans la partie « Etiquettes de lignes » se trouve le champ « Pays », Excel crée donc une ligne par pays.

Dans la partie  « Etiquettes de colonnes », aucun des champs spécifiés n’est renseigné. Si nous avions spécifié « Client », Excel aurait créé une ligne dans le tableau par client. A la place, Excel renseigne par défaut « Valeurs ». Cela signifie qu’il créera une ligne dans le tableau par type de Valeur renseigné dans la catégorie « Valeurs ». Dans notre cas il y a 2 valeurs: « Client » et « Chiffre d’affaires ». Excel crée donc une colonne pour indiquer le chiffre d’affaires et une colonne pour indiquer les clients

Dans la partie « Valeurs », sont utilisés les champs « Client » et « Chiffre d’affaires ». Vous remarquerez qu’Excel n’indique pas « Client » mais « NB sur Client ». Cela signifie que dans chaque case du tableau de la colonne Client, il va indiquer le nombre de clients qui satisfont aux critères de la case dans l’ensemble de notre base de données.

Dans ce premier TCD, on voit qu’Excel crée un tableau avec une ligne par pays, et sur chaque ligne , le nombre de clients dans ce pays, puis le nombre de « Chiffres d’affaires » (ie en réalité le nombre de ventes) réalisés dans chaque pays.

On se rend également compte que les 2 nombres de chaque ligne sont égaux, cela signifie que dans chaque pays, chaque client n’a acheté qu’une seule fois. D’autre part la somme de chaque colonne fait 30, ce qui est le nombre de ligne de notre base de données (ouf, tout a bien été pris en compte!).

3.2) Changer le positionnement des champs

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On va corser les choses et faire un TCD qui permet d’afficher le chiffre d’affaire réparti par client (un client par colonne), et par pays (un pays par ligne). Nous allons donc positionner le champ « Pays » dans « Etiquettes de lignes » et « Client » dans  « Etiquettes de colonnes ». Excel a par défaut mis le champ « Client » dans la catégorie valeurs, aussi on utilise un glisser-déposer pour le mettre dans « Etiquettes de colonnes ». Enfin on laisse « Chiffre d’affaires » dans la partie « Valeurs ».

Cela nous donne un nouveau TCD que voici. La répartition est bien faite par pays et par client mais Excel affiche toujours le nombre de ventes et non le chiffre d’affaires.

3.3) Choisir le type de données

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Pour afficher le chiffre d’affaire par pays et par client, il faut en fait demander à Excel de sommer toutes les entrées de chiffres d’affaires qui correspondent au client et au pays de la case donnée (alors que jusqu’a présent Excel ne fait que les compter). Pour faire cela, cliquez sur le symbole à droite de la barre « NB sur Chiffre d’affaires ».

Dans le menu qui s’ouvre à vous, cliquez sur Synthèse par Somme.

Quelques précisions:

• Selon votre version d’Excel, le menu peut ne pas s’afficher tout de suite et vous devrez faire un clic intermédiaire sur « Paramètre des champs de valeurs »
• Dans ce menu vous voyez que vous pouvez insérer plusieurs champs calculés: une somme des valeurs, mais aussi leur moyenne, le maximum, le minimum… Bref matière à s’amuser si on veut sortir des statistiques poussées (Par exemple : le panier moyen est il plus élevé en Allemagne ou en Chine? Ecart type de la taille des commande passées par chaque client?)

On retombe donc sur le TCD ci dessous:

3.4 Filtrer les données

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Parfois vous pouvez avoir envie d’afficher un tableau qui ne prennent en compte qu’une partie de la base de données. Il existe 2 manières de filtrer les données selon que le filtre porte sur un des champs utilisé dans le tableau ou non.

Pour appliquer un filtre sur un champ du tableau, cliquez sur le symbole à droite de ce champ. Vous pouvez alors choisir quelles valeurs vous souhaitez afficher ou voir disparaitre. C’est également dans ce menu que vous pouvez choisir dans quel ordre s’affichent les valeurs. Pour notre exemple, choisissons de ne pas afficher les ventes aux USA, ainsi que les cases vides (les cases vides apparaissent car nous avons sélectionné des colonnes entières au début, il y a donc beaucoup de lignes vides dans notre base de données. Nous reviendrons sur l’utilité de ce paramètre plus tard).

Le deuxième type de filtre qu’il est possible d’appliquer porte sur un champ qui n’est pas utilisé dans le tableau. Il faut alors le rajouter dans le menu « Concepteur de tableau croisé dynamique » (qui revient au premier plan si vous cliquez sur le TCD) en le cochant dans « Nom de champ », puis le glisser dans la catégorie « Filtre du rapport ».

Votre TCD va changer et la première ligne fera alors apparaitre un symbole de filtre dans lequel vous pouvez choisir quelles valeurs vous voulez inclure. Dans notre exemple, cap sur le marché de la banane, seul ce produit est sélectionné.

3.5) Grouper les champs

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Il est possible de regrouper certains champs dans notre tableau en sous catégories. Par exemple, regroupons les pays dans leurs continents. Pour cela, sélectionnez les champs concernés et faites clic droit > Grouper et créer un plan > Grouper. C’est le même menu pour dégrouper les champs.

Une fois les groupes effectués, vous 2 actions sont disponibles très simplement:

• Editer le nom du groupement: il suffit de le sélectionner et vous pouvez modifier le nom dans la barre de formule
• Afficher ou masquer chaque groupement: en cliquant sur la flèche à gauche du groupement

3.6) Afficher plusieurs critères par ligne ou par colonne

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Un point intéressant que vous remarquerez en groupant les pays est la manière dont change la zone « Etiquettes de lignes ». Il y a maintenant 2 champs, celui des pays, et un autre champ que nous avons crée manuellement: Pays2, avec une priorité plus importante que le champ Pays. Excel affiche les lignes dans l’ordre dans lequel les étiquettes sont triées: d’abord par champ Pays2, puis par champ Pays.

Cet exemple va nous permettre d’embrayer tout de suite sur un type de rapport plus compliqué: comment afficher plusieurs critères par ligne ou par colonne? Il suffit de définir une succession de critères dans Etiquettes de lignes ou de colonnes. Par exemple, si l’on souhaite afficher une répartition par Pays, puis dans chaque pays, par Produit, il faut mettre Produit en dessous de Pays comme ci-dessous.

4) Changer le format du tableau

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Le menu Tableau croisé dynamique vous offre plusieurs options pour change le format de votre TCD:

Voici les principales:

• Sous-Totaux: En haut ou en bas. Cette première option vous permet de choisir si vous souhaitez afficher les sous totaux de chaque catégorie en dessous ou au dessus de la catégorie.
• Totaux: Lignes et/ou colonnes: Cette option vous permet de choisir si vous souhaitez afficher ou non les totaux globaux du tableau, sur la dernière ligne et sur la dernière colonne.
• Disposition: Compacte, Mode Plan, Tabulaire. Cette option vous permet de choisir la manière dont est représentée la première colonne. Le mode compact représente dans une seule colonne l’en-tête, puis les valeurs du champ. Le mode Plan représente l’en-tête dans la première colonne et les valeurs du champ dans la seconde colonne. L’en-tête et la première valeur sont sur la même ligne. Le mode Tabulaire est similaire au mode Plan, mais la première valeur du champ est placée une ligne en dessous de l’en-tête.
  

  Mode compact

  

  Mode Plan

  

  Mode Tabulaire

• Styles de tableau croisé dynamique: Excel vous propose par défaut plusieurs styles de TCD avec différents formats que vous pouvez utiliser immédiatement. Vous pouvez aussi créer le votre et le sauver si vous voulez le réutiliser plus tard ( par souci de cohésion dans votre rapport).
  

  Styles par défaut de TCD

• Lignes et colonnes: En-tête de ligne/ colonne et Ligne/colonne à bande. Cette option permet de choisir si vous souhaitez surligner les en-têtes de ligne/ colonne. Vous pouvez aussi choisir si vous voulez afficher un trait pour séparer chaque ligne/colonne.

5) Modifier les données du tableau croisé dynamique

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Un des principaux avantages des TCD est que vous pouvez changer les données source et le rapport sera facilement mis à jour.

Pour changer la plage de données source du TCD, cliquez sur « Modifier la source »

La fenêtre qui s’ouvre ensuite vous permet de changer la plage de données source, si vous l’avez déplacée ou bien si vous souhaitez travailler sur d’autres données.

Si vous modifiez des données dans la plage source et que vous souhaitez mettre à jour le TCD: Il vous suffit de faire un clic-droit puis « Actualiser les données »

Avez-vous d’autres questions sur les tableaux croisés dynamiques? Posez les-en commentaires pour que j’y réponde! Et si ce tuto vous a appris quelque chose, n’hésitez pas à le partager!