Lorsque vous êtes face à un grand tableau de données, il est possible d’ajouter un outil de filtrage afin d’afficher seulement une partie souhaitée du tableau, selon les critères de votre choix. Cela vous permet de voir directement les données qui vous intéressent dans le tableau. Dans ce tutoriel nous allons voir comment ajouter ces filtres et quels critères vous pouvez mettre en place.
Ajouter un filtre à un tableau de données
Pour filtrer un tableau de données, il faut tout d’abord ajouter l’outil filtre qui nous permettra ensuite de choisir les critères.
- Sélectionnez le tableau de données dans son intégralité, y compris les en-tête de colonne.
- Ajoutez l’outil filtre dans le menu Données > Filtrer
Il existe également un raccourci dans le ruban, vous pouvez ajouter le filtre en cliquant sur l’icône Filtrer qui se trouve dans le menu Données du ruban.
Enfin il existe une troisième manière d’ajouter un filtre, vous pouvez simplement faire un clic-droit sur le tableau de données. En revanche, vous devrez directement inclure un critère de filtrage.
- Le tableau de données comporte maintenant une icône de filtre dans l’en-tête de chaque colonne, qui ouvre des options de filtrage lorsque vous cliquez sur l’icône.
Une fois le filtre en place, nous allons voir comment appliquer différents type de filtres.
Filtrer les valeurs une par une
Dans chaque colonne, vous pouvez filtrer les valeurs une par une. Il vous suffit pour cela d’afficher le filtre puis de décocher les valeurs que vous ne voulez pas voir. Dans notre exemple, nous avons exclu l’Allemagne, l’Australie et le Canada. Attention, toutes les lignes contenant ces valeurs seront exclues, indépendamment des valeurs des autres colonnes.
Vous remarquerez que les lignes filtrées sont cachées ( lignes 9, 16, 18) mais pas effacées. Il suffit pour les faire réapparaitre de cliquer sur « Effacer le filtre »
Filtrer un champ numérique selon sa valeur
Nous allons maintenant voir la possibilité de filtrer selon la valeur d’un champ qui contient des nombres. Cliquez sur l’en-tête d’une colonne contenant des valeurs numériques.
Vous pouvez alors choisir plusieurs options afin de filtrer le champ selon les valeurs:
- Egal à: Afficher uniquement une valeur particulière
- Est différent de: Exclure une valeur particulière
- Supérieur (ou égal) à: Afficher seulement les valeurs supérieures à un nombre donné. Cela vous éviter notamment de tout sélectionner avec les checkbox
- Compris entre: afficher uniquement les valeurs comprises entre deux bornes
- 10 premiers (10 derniers): afficher seulement les 10 valeurs les plus élevées/moins élevées du tableau.
Filtrer selon un champ de texte
Il est également possible de filtrer les données par rapport à un champ de texte.
Les types de filtres sont:
- Egal à : Afficher uniquement une certaine valeur
- Est différent de : Exclure une valeur du tableau
- Commence / Ne commence pas par: Afficher /Exclure les valeurs commençant par une valeur donnée
- Se termine / Ne se termine pas par: Afficher ou exclure les valeurs se terminant par une valeur donnée.
- Contient / Ne contient pas: Afficher / Exclure toutes les valeurs contenant une valeur donnée.
De plus, ces filtres supportent l’utilisation de Jokers :
- Joker ? : pour remplacer un caractère, n’importe lequel
- Joker * : pour remplacer n’importe quelle chaine de caractères
On peut donc filtrer (juste pour l’exemple) tous les pays qui commencent par un A puis comportent un L plus tard dans le nom. Le critère est égal à : A*l* (ou encore commence par A*l) Le filtre affiche alors uniquement l’Allemagne et l’Australie:
Filtrer selon un champ de date
Vous pouvez également filtrer selon les valeurs d’un champ contenant des dates. Le filtre manuel est très bien fait et vous permet plusieurs niveaux de sélection: années, mois, jours
De plus, des raccourcis pour des périodes fréquemment utilisées sont disponibles:
- Les classiques: égal à / différent de/ supérieur ou inférieur à/ compris entre etc.
- Demain
- Aujourd’hui
- Hier
- La semaine prochaine
- Cette semaine
- La semaine dernière
- Le mois prochain
- Ce mois
- Le mois dernier
- L’année prochaine
- L’année dernière
- L’année en cours
- L’année à ce jour: (cette année entre le premier janvier et aujourd’hui)
- Toutes les dates de cette période: permet de filtrer par mois de l’année ou par trimestre
Filtre avancé: filtrer selon deux conditions (A et B)
Nous allons explorer un deuxième type de filtre disponible sur Excel: le filtre avancé. Dans ce filtre, les critères sont écrits en dur dans votre feuille. L’avantage est qu’il permet d’aller plus loin dans les possibilités de filtrage.
Pour mettre en place un filtre avancé, vous devez auparavant copier les en-tête dans une zone de critères. Il vous faut aussi indiquer les critère valides que vous souhaitez accepter dans la ligne en dessous des en-tête. Dans notre cas on souhaite uniquement la liste des pays d’Asie dont le PIB est extrait de l’étude du 2 mai 2015, on indique donc ces deux critères dans la ligne 2.
Il faut ensuite sélectionner le tableau de données puis aller dans le menu Données > Filtre avancé pour ouvrir le menu de création de filtre avancé:
Ce menu est également disponible en faisant un clic droit dans une cellule du tableau de données.
Une fois le menu ouvert:
- Sélectionnez Filtrer la liste sur place si vous souhaitez cacher les lignes comme pour les filtres précédent, sinon sélectionnez Copier à un autre emplacement si vous souhaitez placer la liste filtrée ailleurs.
- Dans la zone plage, sélectionnez votre tableau de données. Normalement Excel détecte automatiquement la taille du tableau et vous propose une plage déjà bien calibrée, mais vous pouvez la modifier.
- Dans la Zone de critères, indiquez l’endroit ou vous avez écrit vos critères. Attention à ne pas laisser de lignes vides dans la sélection! Sinon cette ligne comptera comme un critère vérifié pour n’importe quel valeur et le filtre ne marchera pas. Vous devez par contre inclure la ligne des en-têtes.
Les données sont alors filtrées selon les deux critères indiqués.
Le seul problème de cette méthode est qu’il faut refaire toute la manipulation lorsque vous changez les critères. Il ne suffit pas de rajouter un critère en haut pour qu’il soit appliqué automatiquement! Il faut malheureusement faire un nouveau filtre.
Notez que si vous avez une seule ligne de condition, il est souvent préférable de passer par un filtre classique et d’appliquer le filtre sur chaque colonne.
Filtre avancé: filtrer selon deux conditions (A ou B)
Le filtre avancé va nous montrer tout sa puissance lorsque nous avons plusieurs règles possibles à afficher: notamment si l’on souhaite afficher un filtre A ou bien un filtre B.
Dans ce cas, il nous suffit d’ajouter plusieurs lignes à notre filtre avancé, une pour chaque condition. Le reste de la procédure est la même.
Filtre avancé: filtrer selon une formule
Enfin la dernière étape qui nous permet de vraiment tout construire comme filtre: nous allons construire un critère avec une formule. Pour cela, il faut:
- Indiquer une formule qui devra renvoyer VRAI pour que la cellule soit affichée, FAUX sinon.
- Cette formule doit être rentrée dans une colonne qui n’a pas d’en-tête dans le tableau et ne correspond déjà à aucune donnée.
- La formule doit être appliquée à la première ligne de données (Le filtre adaptera la formule pour calculer l’équivalent sur les autres lignes de données)
Nous allons essayer d’afficher la liste des pays d’Asie avec un PIB supérieur à 2000000 et les tous les pays avec un PIB inférieur à 700000. Voici les critères à appliquer:
Remarquez que la zone de critères inclut la Colonne F Formules, qui contient deux formules appliquées à la première cellule de PIB du tableau : D6. La formule sera automatiquement comprise par le filtre qui la testera sur tout le reste de la colonne.
Le résultat est le suivant:
Voilà , vous savez tout sur les filtres de données même les plus avancés!
Connaissez vous une astuce particulière sur un type de filtre avancé? Partagez la dans les commentaires!
